И что же делать с «бумажками» в наш век электронных коммуникаций?

Хочу немного остановиться на такой части технологии как письменная коммуникация, система трёх корзин и коммуникационный центр организации.

Периодически поступают вопросы (или даже утверждения) — что «в наш век электронных средств связи», век гаджетов, электронной почты, Интернета и т.д. как-то «негоже» пользоваться разными бумажками и коммуникационными корзинками.

Естественно, что не нужно доходить ни в одном вопросе «до фанатизма» и отвергать «научный прогресс» и веяния времени. Тем не менее есть моменты, на которые я хочу обратить ваше внимание в связи с системой коммуникации в организации, а также на то, почему «старые, добрые» «бумажки» имеют ценность в век электронных коммуникаций.

Как показывает опыт — электронная почта не может полностью заменить бумажный документооборот. С одной стороны — совершенно однозначно — есть такие документы, которые (в том числе в соответствии с требованиями законодательства) должны существовать в бумажной форме. Поэтому заявления, что «у нас в компании вообще нет бумаг» — просто несостоятельны, либо стоит обратить пристальное внимание на юридическую и бухгалтерскую сферы вашей деятельности (чтобы потом не было «мучительно больно»).

Другой важный момент: часть документов — как показывает опыт — на самом деле не стоит переводить в электронную форму как бы не настаивали на этой идее ваши сотрудники, обосновывая это тем, что у них есть электронная почта (внешняя и даже «внутренняя» (внутри компании)). Почему? Потому что лучше контролировать определённые документы, приказы и поручения именно в бумажном виде. Бумага даёт «массу». Ведь на самом деле один из инструментов руководителя — смотреть, не завалена ли коммуникационная корзинка сотрудника неотвеченными, необработанными посланиями. Всё-таки бумажную «версию» документа как-то посложнее уничтожить, чем электронную. Ну и совесть может «проснуться». А определённые программы, боевые планы, служебные записки для руководителя вообще более «выгодно» вести в бумажном виде, потому что тогда «видно», что с ними «происходит», отслеживать их «маршрут», «движение», то есть работу с этими документами. Проще увидеть заваленную коммуникационную корзину вашего сотрудника, которая стоит у него столе, чем то, что «происходит» у него в компьютере.

Конечно, внутренняя почта, электронная почта и т.д. облегчают работу компании и её сотрудников. Но как руководитель вы просто можете принять определённые правила и объяснить сотрудникам, что часть документов должны быть оформлены в бумажном виде. Например, есть различные заявления, договора и т.д., заявки на финансовое планирование — на самом деле, когда это написано, подписано и хранится, то это порой очень помогает, когда надо восстановить «истину» и т.д. В том числе и для самого сотрудника.

Понятно, что если в компании «три» человека, которые сидят на «трёх квадратных метрах», то они могут «пережить» какое-то время и без общего коммуникационного центра, просто имея на своих столах «систему трёх корзин». Но поверьте, что когда компания начинает расти, и в ней уже не «три человека», то правильно организованный коммуникационный центр компании реально будет упорядочивать и работу и документооборот в компании.

Желаю вам успехов и процветания!