Как начать организовывать, а не только справляться

Как выглядит ваш обычный день? А неделя? А месяц? С точки зрения вашего рабочего расписания, или того, чем вы обычно занимаетесь?

К сожалению, но очень у многих руководителей и владельцев бизнеса «каждый» день превращается в постоянную «борьбу», а то и «войну» за выживание. То есть в постоянное улаживание тех моментов и ситуаций, которые «вдруг» возникают, неожиданно появляются, «выскакивают из-за угла». И вы справляетесь, справляетесь, справляетесь… А в конце месяца, квартала, года… и т. д. вы обнаруживаете, что не продвинулись ни на шаг в своих больших планах и даже в создании этих планов, потому что времени на это «тупо» не было. Вы не можете вспомнить и понять — куда же оно ушло? Возникает ощущение бесцельности происходящего и безвыходности ситуации — вы занимаетесь решением мелких проблем, чрезвычайных ситуаций, необычных ситуаций и т. д. Понятно, что с ними нужно справляться, но получается так, что на остальное времени просто не остаётся. И очевидно, что нужно что-то менять и как-то организовывать, но… опять же всё упирается в отсутствие времени. Получается замкнутый круг, который во многих случаях просто уже превращается в «воронку». По сути нужно найти хоть какую-то «систему» действий, которая позволила бы вам существенно облегчить жизнь и организовать время и деятельность таким образом, чтобы делать больше.

Обычный в такой ситуации вопрос — с чего начать? Как в такой ситуации можно хоть немного перестать «справляться» и начать «организовывать»?

Понятно, что необходимо улаживать возникающие проблемы, но рано или поздно вам нужно добиться того, чтобы рабочий процесс стал более «предсказуемым».

Итак, какой может быть первый шаг? Для начала просто понаблюдайте или проанализируйте — с какими проблемами и ситуациями вам и вашим сотрудникам чаще всего приходится «справляться»? А если вы «отмотаете назад» и возьмёте несколько недель или даже месяцев, то сложно поверить, что из десятков или даже сотен «совершенно неожиданных» ситуаций не было повторяющихся. И таким образом, если одинаковые ситуации или ЧП повторяются изо дня в день, из месяца в месяц, то зачем тратить время и энергию на то, чтобы постоянно справляться с ними как с «чрезвычайными». Ведь получается, что они устойчиво повторяющиеся. Это могут быть клиенты недовольные качеством, клиенты недовольные задержками поставки, несвоевременные оплаты поставщикам, «неожиданно» просроченные оплаты или сдачи документов, «неожиданно» падающий доход, потому что «случайно» забыли сделать своевременное продвижение и т. д. — список можно продолжать, и у каждой компании он, конечно, будет своим. И для начала то, что вы можете сделать, чтобы перестать постоянно «бегать и тушить пожары», это:

• Продолжать бегать и «тушить пожары», но начать записывать те ситуации и те действия, которые вы выполняете каждый раз, чтобы справиться с какой-то ситуацией. Пусть это также делают ваши сотрудники и другие руководители.
• Через какое-то время вы сможете эти действия структурировать и получить предсказуемость ситуаций и логическую последовательность при улаживании.
• Когда вы увидели, что какая-то ситуация возникает у вас постоянно, регулярно, каждый раз воспринимается как «неожиданная» и каждый раз успешно улаживается определённым образом, опишите это и отдайте эту функцию конкретному человеку (либо назначьте отдельного человека), чтобы он занимался этим на постоянной основе. Либо следил за тем, чтобы такая ситуация не возникала, заблаговременно выполняя определённые действия.
• В некоторых случаях сделайте описанную последовательность действий при улаживании какой-то ситуации известной сотрудникам (или определённым сотрудникам), чтобы они могли ей следовать и не отвлекать других от работы или не дёргать директора или владельца (например, улаживание недовольного клиента или поставщика, который пришёл в офис и т. д.)

Постепенно у вас будут появляться стандартные процедуры и люди будут знать, какие действия и в каком случае предпринимать, а также кто должен это делать. Помните о том, что «любая» организация лучше, чем отсутствие организации. Вам нужно с чего-то начать. Поэтому для начала просто наблюдайте, делайте заметки, затем сведите в определённую систему те действия, которые предпринимаются в определённых ситуациях (или должны предприниматься, чтобы эти ситуации не возникали), систематизируйте то, что возможно, постепенно назначайте ответственных. И вы уже увидите, как хаос начинает превращаться в рай!

Желаю вам успехов и процветания!