Как начать организовывать, если вам постоянно приходится справляться?

Очень многие руководители и очень многие сотрудники большую часть своего рабочего времени занимаются тем, что улаживают то, что «всплывает», «выпрыгивает» или «неожиданно» происходит: решаются неожиданно возникшие проблемы, мелкие, но «чрезвычайные» ситуации, «необычные» вопросы. И это никогда не заканчивается. Поэтому на организацию, стратегию, планирование развития и расширения никогда не хватает времени. И вы прекрасно понимаете, что так не может продолжаться постоянно. Вы понимаете, что вам нужна некаясистема работы, которая бы облегчила жизнь, повысила эффективность и позволила бы делать больше за меньшее время. При этом развиваясь и совершенствуясь, а не просто зарабатывая себе на кусок хлеба.

Как же выбраться из этого замкнутого круга? Как начать организовывать и постепенно вводить систему и повышать эффективность?

Попробуйте сделать следующее — просто для начала начните записывать все те «неожиданные» вещи или чрезвычайные ситуации, которые требуют от вас, ваших руководителей или сотрудников отклоняться от намеченного на неделю или на день плана работы и бросаться «спасать ситуацию». Я думаю, что если вы проделаете хотя бы это простое действие — каждый вечер будете записывать, с чем же пришлось справляться в течение дня, то через пару недель вы увидите определённую «систему». Вы увидите, что определённые «неожиданные» ситуации повторяются с завидным постоянством. Например, звонит разгневанный клиент, который так и не получил отправленный заказ. И ждёт он его уже две недели. Вам лично приходится его успокаивать, потом выяснять, что произошло, потом снова несколько раз созваниваться с клиентом и улаживать его требования о возврате денег и разрыве договора с вами. А потом ещё контролировать, чтобы всё, что ему пообещали сделать «прямо сейчас», сделано «прямо сейчас», даже если вам лично приходится «грузить», оформлять, доставлять… В каждой компании можно найти какую-то такую ситуацию. Но после того как вы разберётесь в причине этой ситуации, скорее всего окажется, что уже не первый раз произошёл какой-то сбой при оформлении данного заказа у компании-перевозчика, и этот заказ так и лежит у них на складе. Или что-то в этом роде. В каждой компании может быть свой «сбой». Но суть в том, что вы можете пронаблюдать, что какие-то ситуации повторяются и повторяются. Возможно не в точности, но вы можете отследить некоторую закономерность, вызванную какими-то «слабыми местами» именно в вашей компании.

Помните, что любая организация лучше, чем отсутствие организации. Поэтому вы можете начать вносить элементы организации независимо от того, какие «пожары» вам приходится тушить. И на самом деле вы можете использовать эти «пожары» и проблемы, чтобы начать создавать систему. После того как вы увидели, выявили те проблемы, которые возникают с завидным постоянством, начните описывать то, как вы с ними справляетесь, а также (главное), что нужно реорганизовать, чтобы они не возникали постоянно. Если в улаживание какой-либо ситуации вовлечены другие сотрудники, опросите их, получите данные и также опишите, что они обычно делают, чтобы уладить такие ситуации, а также что нужно делать или не делать, чтобы предотвратить их появление. После этого доведите эту информацию до всех, кто может быть причастен к возникновению таких ситуаций. Проясните с каждым, что он должен делать и чего ему делать не следует, чтобы не допускать возникновения таких ситуации. И как поступать, чтобы справиться с ситуацией, если уж она возникла. Передайте каждому человеку описание, которое вы составили, а также удостоверьтесь, что он действительно понял, что от него требуется. В том числе, как он должен взаимодействовать с другими сотрудниками в этом случае.

Если вы начнёте проделывать то, что описано выше, то через какое-то время вы увидите, что деятельность станет стабильнее, а у вас появится больше свободного времени для планирования и расширения.

Помните: «Замешательство не даёт продукта, хотя совершенно изматывает. Измотанность — не тот конечный продукт, который вам нужен. Продукт не измеряется количеством затраченной энергии. Продукт измеряется исключительно количеством завершённых циклов. Чем лучше спланирована последовательность действий и чем лучше направляются по каналам различные типы частиц, тем больший объём продукта будет производиться.

Так что, конечно же, „справляйтесь“, но не забывайте понемногу организовывать при любой возможности.

„Справляясь“, вы в итоге утонете.

Организовывая, вы в итоге обретёте свободу» (статья «„Справляйся“ и организовывай»).

Желаю вам успехов и процветания!