Как справиться с перегрузкой руководителя

Думаю, что во многих организациях и у многих руководителей существует ситуация, когда они просто «завалены» работой, не могут «поднять головы» иногда из-за потока совершенно обычных, но постоянных вопросов, согласований, звонков, посланий. Понятно, что во многих случаях руководитель (особенно если он владелец бизнеса, существующего уже несколько лет) или который много лет работает в какой-то области, может справляться с ситуациями лучше, чем большинство сотрудников. Тем не менее ситуация (когда «все» стекается только к одному руководителю) далеко не идеальная и более того, имеющая как минимум два негативных следствия:

1. Руководитель не успевает заниматься своей «главной» работой — работой руководителя и делать главных вещей — разрабатывать стратегическое и тактическое планирование, контролировать их выполнение, оценивать ситуацию в целом, выполнять представительские функции и другие ключевые вещи (а это может оказывать влияние в том числе и на доход. Ведь иногда просто присутствие хорошего руководителя на своем месте и его внимание на доходе может существенно повлиять на доход);
2. Руководитель работает на износ и превращается в «машину» по «перемалыванию» ЧП и решению проблем. И в конце концов «сгорает» как руководитель, поскольку интерес к своей области и ее созданию — исчезает.

Хорошие рекомендации относительно того, как справиться с такой ситуацией или предотвратить ее есть статье «Предоставление средств производства и обслуживающего персонала руководителю»:

«…Как минимум руководителю можно дать коммуникатора.

…Коммуникатор — это тот терминал, который поддерживает в движении на линии частицы (тела, послания, письма, внутреннюю коммуникацию, телефон) или контролирует их от лица руководителя.

…Коммуникатор должен помогать своему руководителю высвобождать время для важных действий по получению дохода, для отдыха и восстановления сил, а также способствовать продлению пребывания руководителя на своем посту, оберегая его от перегруженности работой».

Также в этой статье даны и следующие общие рекомендации:

«Под „средствами производства“ [для руководителя], как правило подразумевается следующее:

а) то, что разгружает линии,
б) то, что ускоряет линии,
в) то, что помогает найти данные,
г) то, что помогает собрать данные в единое целое,
д) то, что позволяет выкроить время для отдыха,
е) то, что обеспечивает защиту,
ж) то, что продлевает срок службы на данном посту».

Как реализовать эти рекомендации в вашей конкретной ситуации, зависит только от вас — и от того, что нужно уладить «прямо сейчас», и от ваших возможностей и ресурсов. Это могут быть как новые средства связи и оргтехника, автомобиль с водителем, налаженная работа каких-то подразделений, которая находится под контролем руководителей этих подразделений (чтобы высшему руководителю не нужно было постоянно волноваться об этом). Это может быть помощник, который регулярно собирает и подготавливает данные для анализа. Или помощник, который обладает достаточным уровнем компетентности, чтобы отвечать на все текущие вопросы или при необходимости направлять их к специалистам или ответственным за какие-то конкретные области. Если так организовать дело, то тогда ключевой руководитель действительно будет заниматься только ключевыми вопросами и направлять свое внимание на расширение организации и повышение ее потенциала, а не на «тушение пожаров».