Шляпа руководителя

Вы видели когда-нибудь этот ужас под названием «должностные инструкции» постсоветского периода? Лично я считаю их полным извращением идеи инструкций, так как никакие они не инструкции.

Как выглядит инструкция? Вы когда-нибудь покупали стиральную машинку или мобильный телефон? К ним прилагается инструкция. Там есть разделы по которым удобно ориентироваться, и описаны полностью все действия, которые надо предпринять с купленным предметом, чтобы он вас порадовал своими лучшими свойствами.

Инструкции бывают хорошие и плохие. Это градиентная шкала, принцип постепенности — от ужасного к совершенству. Должностные инструкции постсоветского периода ужасны.

Выглядят они так: наверху написано, как называется ваша должность, к какому отделу она принадлежит и кто ваш начальник. Ниже написаны функциональные обязанности, чтобы было что вам предъявить, когда вы их нарушите. Список вменяемых вам в вину обязанностей составляет от половины страницы до страницы. Как правило внизу есть еще раздел «Права», в котором содержится пара строчек, типа «право на труд» и «право на хлеб». Вот и все.

Зачем нужен сей документ сотруднику? Только для одного — знать, чего бояться. Подобную «инструкцию» читают один раз, потом кладут подальше в ящик стола, чтобы достать в критической ситуации, подобно тому, как нарушивший правила движения водитель достает из бардачка «Кодекс административных правонарушений», чтобы посмотреть сумму планируемого штрафа. Никакой «инструкцией» тут и не пахнет. В документе нет ничего, что могло бы помочь освоить должность. Это все равно, если бы вы купили мобильник, а в инструкции написано: «Это телефон. Он может звонить, фотографировать и играть музыку. Вы не должны его ломать, топить, терять, бить им людей по голове. Вы можете вставить в него симку и позвонить». Вы бы в самом тяжелом состоянии опьянения не назвали это инструкцией.

Должностная инструкция (как и любая инструкция) должна помогать человеку освоить все действия, необходимые для работы на занимаемой должности. В идеале вы должны быть способными после досконального изучения должностной инструкции так выполнять работу на посту, чтобы на нем вообще не возникало никаких проблем.

В некоторых современных ВУЗах эту идею тоже знают. Например, в «Академии народного хозяйства при президенте РФ» различные подходы к должностным инструкциям изучают на курсе «Социальная и корпоративная политика». В учебнике по этому курсу описывается с десяток различных подходов к созданию должностных инструкций, с указанием, который из них авторы учебника считают наилучшим и самым продвинутым. Таким подходом признана технология «шляп», разработанная (как там написано) «классиком американского менеджмента». Непонятно почему только американского (организация автора работает в более, чем 170 странах мира), но совершенно понятно почему его подход признан лучшим. Однако, надо прояснить термин «шляпа».

«Шляпа» — термин, который из сленгового много лет назад превратился в стандартный, управленческий. Это слово имеет два значения.

1. Определенное положение и обязанности в организации (подобно «креслу» директора, «портфелю» министра, и т.д.).

2. Подборку всех инструктивных, методических и учебных материалов, которые нужны для полного освоения всех функций данной должности. К этим материалам прилагается «контрольный лист», то есть список учебных заданий, включающий как теорию, так и практику. Учебные задания располагаются в строгом порядке от простого к сложному, и они настолько полны, что их достаточно для выполнения всех специальных функций.

Любая должность и любой пост в мире может иметь собственную шляпу.

У каждой шляпы есть продукт (результат деятельности, в отличие от действий). Например, уборщица моет полы. Это действие. Ее продукт «чистый пол».

У шляпы «президент страны» продукт выглядел бы как «жизнеспособная, процветающая страна, показатели которой растут, а граждане продуктивны и счастливы». Существует даже технология получения этого продукта (если какой-нибудь президент проявит интерес, я ему с удовольствием ее покажу).

В последующих статьях я еще подниму тему про технологию «шляп», и расскажу некоторые нюансы их составления и внедрения на предприятии.

В этой же статье я хочу привести несколько пунктов, обозначенных, как «шляпа руководителя». Я не буду приводить тут всю шляпу (это очень большой сборник инструкций и административных технологий). Приведу лишь самое начало — функциональные обязанности любого человека, который имеет в своем подчинении отдел или больше. Их редко кто знает, многие путаются, многие никогда не выполняют эти действия. Вместо них люди стремятся «надеть» на себя шляпы подчиненных. Что ведет к перегрузкам и неэффективности.

«ОБРАЗЕЦ ШЛЯПЫ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

— ПЕРВОЕ —

Неизменно осуществлять замыслы организации и (или) отдела посредством соответствующих действий по организации и с помощью компетентных сотрудников.

Добиваться того, чтобы люди, работающие в отделе или в организации, доводили дело до конца.

Понимать должностные обязанности штатных сотрудников и добиваться, чтобы они с умением носили все свои шляпы.

— ВТОРОЕ —

Добиваться исполнения уже существующей оргполитики или по мере необходимости создавать новую стандартную оргполитику и добиваться исполнения в особенности той оргполитики, которая установлена высшим руководством и которая уже существует в стандартных шляпах.

Планировать кампании и планировать шаги для различных видов деятельности, чтобы создавать новый спрос или удовлетворять уже существующий, а также использовать своих сотрудников для выполнения этих планов.

Сотрудники: улучшить понимание сотрудниками своих постов и обязанностей, а также повысить их интерес к своим постам и уровень выполнения ими обязанностей.

Наем новых сотрудников и сокращение штата в случае необходимости.

Правильное распределение нагрузки на рабочем месте.

Руководитель должен осознавать, что это и есть его полная шляпа как руководителя и что любая иная деятельность, которой он занимается помимо вышеуказанной, является другой шляпой и должна быть описана как другая шляпа и что эта иная деятельность никоим образом не является его шляпой руководителя. Он также должен быть уверен в том, что уделяет достаточное количество времени, исполняя обязанности своего руководящего поста, а не другого поста, который он занимает как штатный сотрудник.»

Ну и к этому прилагается еще несколько тысяч страниц инструкций, как это сделать, которые являют собой самый подробный на планете справочник по администрированию.

Вышеприведенную инструкцию можно не понять множеством способов. Можно сказать, что она «слишком общая», не предприняв, тем не менее, ни одной попытки выполнить те действия, которые в ней перечислены. Можно полениться посмотреть в словаре непонятое слово «оргполитика», зевнуть и, сказав: «Фигня какая-то», пойти управлять своим гигантским бизнесом из трех пивных ларьков. И так далее — я разное видел. Видел я и множество положительных примеров того волшебства, которое дает простое применение данной инструкции в компании руководителем-энтузиастом.

Если вы не уверены по какой-либо причине в своей способности как руководителя применить какой-либо из этих пунктов, добро пожаловать на «Усилитель мощности руководителя» — настоящий бриллиант в списке наших услуг.

Просто выполнение всех перечисленных выше действий сделает вас руководителем. Который управляет, а не просто «командует».

А для меня огромное удовольствие видеть, как мои друзья становятся компетентными руководителями, умело носящими свои «шляпы».