Управление организацией во времена глобального кризиса. Часть пятая

Бухгалтерия. Любимый конёк одних руководителей и страшный сон для других. Место, где царят цифры и порядок. Вернее, порядок там должен царить, но это происходит не всегда.

Давайте рассмотрим такую бухгалтерию, которая вносит свой вклад в продвижение и помогает организации выйти из кризиса с честью.

Я знаю один завод, в котором только благодаря заслугам бухгалтерии и финансового директора в 1994 году (помните эти смутные времена?) не только не было картотеки кредиторов, но и были сформированы резервы в размере 2 000 000 долларов. Просто деньги на чёрный день на фоне общей платёжеспособности.

Сразу хочу прояснить один вопрос. Кто должен заниматься дебиторкой (сбором долгов с клиентов)?

У меня есть весьма положительный опыт в этой сфере. Да и сам ответ не нов — ему больше сотни лет. Сбор дебиторской задолженности — старая как мир деятельность, и за долгие годы она превратилась в совершенно стандартную процедуру, которую многие не знают. Как правило, они просто не интересовались успешными действиями из истории вопроса.

Ещё в начале прошлого века коллекторскую деятельность вели бухгалтерские фирмы, такие, как PricewaterhouseCoopers. Именно бухгалтерия — та область, которая традиционно занимается взиманием задолженностей, до той поры пока это ещё задолженность, а не мошенничество. Мошенниками занимаются юристы и полиция. Так в чём же проблема? Почему в компаниях сбор «дебиторки» вешают на менеджеров по продажам? И есть ли тут неправильность?

Как человек, много лет управлявший службами продаж, могу вам сказать — как только сбор дебиторки вешают на продавцов, продажи сразу же падают. Как только эту область отдают бухгалтерии, та начинает верещать. По мне — так пусть, это ненадолго, если главбух вменяемый. Просто есть нюансы, тонкости и фишки в том, как правильно организовать эту функцию.

Во-первых, не стоит снимать с менеджера по продажам полностью всю ответственность в вопросе дебиторки. Не платите ему зарплату за те сделки, по которым клиенты не выполнили свои обязательства — он автоматически будет уделять внимание этой области. Но вменить менеджеру в обязанность трясти долги — фатальная ошибка. Я проводил исследования на эту тему в отделе продаж. Вот какие были обнаружены факты:

1. Менеджеры тратят массу времени (иногда больше половины) на работу с должниками;
2. Менеджеры расстраиваются, их боевой дух падает, они считают, что дебиторка — это большая проблема и боятсянаращивать объёмы продаж , хотя процент должников от общего числа клиентов как правило не велик;
3. Когда у менеджеров возникает такое настроение, общие продажи по фирме значительно падают, а в отделе продаж может возникнуть лишняя текучка кадров, которой можно было бы избежать.

Руководители часто задают мне вопрос — а что же тогда, бесконечно растить дебиторскую задолженность? Якобы менеджеры будут просто грузить товар без разбора. Но, боже мой, этот вопрос решается стоп-листом (списком клиентов, которым больше не отпускаются товары или услуги в кредит), который автоматически ведется в бухгалтерской программе. Размер и срок дебиторки, после которого клиент попадает в стоп-лист определяется политикой компании, а регулируется данный процесс всё той же бухгалтерией.

Далее, кому в бухгалтерии поручить эту нелегкую работу и какие дать инструкции. Какая-нибудь очень терпеливая девушка, нудная, вежливая. Парень со сходными характеристиками тоже подойдёт. Задача — регулярно рассылать по всем дебиторам заказные письма со счётом и официальным напоминанием о состоянии задолженности. Также в плановом порядке, примерно раз в три дня нужно обзванивать всех дебиторов с вопросом, когда вернут деньги, в какой сумме и т. д.. Нужно быть максимально вежливым, сносить весь возникающий негатив и, по возможности, его улаживать. А также быть максимально занудливым.

Кстати, криминальные методы сбора долгов себя полностью изжили. Не советую, времена уже не те. Утюги и паяльники можно сдавать в металлолом.

В 90% случаев данная методика разгрузит отдел продаж и решит проблему. Остальные 10% просто кидают вас. Этот вопрос решается хорошим юристом в судебном порядке. Данный клиент может быть потерян, но на самом деле это не клиент, а кидала. Спокойно потеряйте его, взамен к вам придут нормальные.

Мы рассматривает действия по продвижению. В свете вышесказанного бухгалтерия делает следующее:

1. При контакте с клиентами сотрудники бухгалтерии помогают отделу сбыта, побуждая клиентов покупать больше.
2. Бухгалтерия активно собирает дебиторку, повышая таким образом доход предприятия. Она делает это также при помощи людей, знакомых с дебиторами, прося их помочь.
3. Бухгалтерия следит за тем, чтобы уведомления и счета были составлены точно, и не вызывали у клиентов никаких ненужных расстройств из-за того, что в них есть ошибки.
4. Бухгалтерия выписывает счета максимально быстро и собирает предоплату, чтобы заказы можно было как можно быстрее предоставить клиентам.
5. Бухгалтерия оплачивает счета таким образом, чтобы организация всегда имела хорошую финансовую репутацию, что повышает кредитоспособность. Это тоже действие по продвижению, так как иметь возможность получить дополнительные финансы в кризис иногда крайне важно. Кредитоспособность должна поддерживаться в отношении банков и инвесторов (кредиты), поставщиков (товарные кредиты) и покупателей (предоплаты).

Зарплата должна выплачиваться безошибочно и в срок, чтобы персонал оставался доволен. Если в вопросе заработной планы допускаются проколы, дурная молва и текучка только усилят кризис.

Бухгалтерия в качестве действия по продвижению должна следить, чтобы организация накапливала резервы, создавая таким образом репутацию надёжности и стабильности.

В тех организациях, где персонал обеспечивается униформой, бухгалтерия должна следить, чтобы эта форма была предоставлена вовремя и была в хорошем состоянии. Думаете пустяк? В Макдоналдсе один раз решили отменить униформу. Это вызвало по всей сети такое падение доходов, что форму вернули. Доходы опять поднялись. Если лётчики начнут ходить в джинсах, а стюардессы кто в чём, то доверие к этой авиакомпании снизится и доходы упадут. Ну, вы меня поняли.

Как видите, действия бухгалтерии по продвижению сводятся к сбору средств и формированию финансовой репутации организации .

Чтобы выяснить в каком состоянии ваша бухгалтерия и финансовое положение на самом деле — заполните тест, абсолютно бесплатно вы получите расшифровку кнему. После этого — вы сможете увидеть скрытые проблемы бизнеса и каждого отдела в частности.